برخی از مزایای بهره گیری از هوش کسب و کار

معنای هوشمندی کسب و کار در یک سازمان و یا شرکت به تعبیری میتواند در اختیار قرار داشتن اطلاعات مناسب، به افراد مناسب، در زمان مناسب برای اخذ تصمیم مناسب باشد. به بیانی دیگر هوش کسب و کار(BI)، سازمان ها و شرکت ها را به بهره مندی از اطلاعات معنادار، توانمند می کند. به طور خلاصه برخی از مزایای بهره گیری از هوش کسب و کار (BI) در یک سازمان به شرح زیر است:

 1- تصمیم گیری آگاهانه دقیق و به موقع: مدیریت امور یک سازمان و یا یک شرکت نباید مانند قمار و یا سلیقه ای و بر اساس سعی و خطا باشد.  سیستم های هوش کسب‌وکار ابزارهایی در اختیار قرار میدهند که می‌توانند با استفاده از داده‌های دقیق تاریخچه‌ای همراه با به‌روزرسانی داده‌ها در زمان صحیح، پیش‌گویی روند و یا حتی پیش‌بینی انجام دهند و درنتیجه تصمیم گیری بر مبنای تحلیل داده های معنادار را جایگزین حدس و گمان نمایند. لازمه این مهم آن است که مدیران به اطلاعات مناسب، در زمان مناسب و در جای مناسب دسترسی داشته باشند!

 2-شناسایی فرصت‌های جدید: سیستم های هوش کسب و کار  به سازمان ها و شرکت ها این امکان را می‌دهند که به‌وسیله داده‌های خام مدل‌های پالایش و پیش‌بینی ساخته و به‌وسیله این مدل‌ها فرصت های از دست رفته گذشته را با ارائه روش های جدید فروش و یا ارائه خدمات جبران ودر نقطه تماس مناسب با زیر مجموعه های خود و یا مشتریان و ارباب رجوع قرارگیرند.

 3-به دست آوردن معیارهای کلیدی کسب‌وکار(KPIs) در زمان مقتضی: امروزه اغلب طراحان سیستم های هوش کسب و کار این سیستم ها را طوری طراحی میکنند که به کاربران این امکان را می‌دهد که گزارش‌ها و داشبوردهایی از معیارهای کلیدی کسب‌وکار(KPIs) در هرلحظه و بر روی هر پلتفرم سخت‌افزاری که در دسترس دارند، داشته باشند. در اختیار قرار دادن اطلاعات معنادار حیاتی کسب‌وکار در هرلحظه از مشخصه های سیستم های هوش کسب و کار است نا بدینوسیله مدیران سازمان‌ها و شرکت ها با داشتن بینشی دقیق نسبت به عملکرد کسب‌وکارشان به‌سادگی و به موقع یتوانند تغییرات مثبت و منفی را ارزیابی و با تصمیمات بهنگام بر بهبود عملکرد خود و زیر مجموعه های وابسته بیافزایند. این بینش را هوشمندی کسب‌وکار در اختیارآن‌ها قرار می‌دهد.

 4-پاسخ سریع‌تر به سؤالات کسب‌وکار: کاربران سیستم های هوش کسب وکار‌ میتوانند پاسخ‌های سریع‌تری به سؤالات کسب و کار داشته باشند. در صورت عدم وجود این سیستم ها باید وقت زیادی صرف مطالعه و خواندن گزارش‌هایی کنند که چاپ‌شده یا به‌صورت فایل‌هایی در کامپیوترشان قرار دارد. هوشمندی کسب‌وکار می‌تواند به‌صورت صحیح توضیح دهد که در بازه‌های زمانی تعریف‌شده در کسب‌وکار شما چه اتفاقی خواهد افتاد. به‌طور مثال چند واحد فروخته‌شده و یا چه میزان سرویس و خدمات ارائه گردیده است، از طریق کدام زیر محموعه، در چه منطقه جغرافیایی و یا کدام گروه از مشتریان با ارباب رجوع . این مسائل در حال حاضر به‌خوبی درک شده و همچنین مزیت رقابتی که از تحلیل داده های معنادار به وجود می آید بسیار حائز اهمیت است.

5-وابستگی کمتر به دانش فن آوری اطلاعات(IT): توسعه ابزارهای خویش خدمت هوش کسب و کار (Self-Service BI) زمینه مناسبی را به وجود می آورد که کاربران در سطوح محتلف مدبریتی و سازمانی با داشتن حداقل دانش بهره گیری از روش های فن آوری اطلاعات با نظر گرفتن ملاحظات سازمانی به یک نسخه واحد از داده های معنادار سازمان دسترسی و گزارشات مصور مورد نیاز خود را ایجاد نمایند و یا با دیگران به اشتراک بگذارند.   

6-به دست آوردن بینش از رفتار مشتری و یا ارباب رجوع: یکی از بزرگ‌ترین مزایای سیستم های هوش کسب و کار این است که به مدیران شرکت ها ها دید همه جانبه در مورد مشتریان و ارباب رجوع می‌دهد. شرکت‌ها می‌توانند بر اساس الگوهای خرید و یا درخواست خدمات و سرویس ها را دسته بندی کرده  و با کمک این اطلاعات در مقاطع خاص تصمیمات مناسبی را اخذ و سود بیشتری کسب کنند و همچنین مشتریان باارزش خود را حفظ کنند.

7- مدیریت کردن بهتر موجودی کالا و ظرفیت های ارائه سرویس هاو خدمات: هوشمندی کسب و کار با در اختیار قرار دادن اطلاعات معنا دار در مورد کار و کسب میتواند به مدیریت بهتر موجودی کالا، ثبت سفارش به موقع و یا شناسایی کالاهای مازاد و راکد و یا پیش بینی پرسنل مورد نیاز برای ارائه سرویس ها و خدمات در یک مقطع زمانی و یا مکانی خاص کمک کند.

8-بهبود بهره‌وری : بسیاری از سازمان ها و شرکت‌ها زمان زیادی را صرف می‌کنند تا منابع داده‌ای دپارتمان ها و بخش‌های مختلف را یکپارچه کنند تا وضعیت کسب‌وکارشان را بهتر درک کنند و سپس اگر خیلی خوش‌شانس باشند که بتوانند اطلاعات معناداری از این داده‌ها به دست بیاورند باید این اطلاعات را ادغام و تبدیل به گزارش‌های مؤثر نمایند که بحث درباره آن‌ها صحت داشته باشد. با استفاده از سیستم های هوش کسب‌وکار تمامی اطلاعات به‌راحتی و با صحت یکپارچه شده و در قالب گزارش های مصور یا داشبورد های مدیریتی ارائه می‌شوند که با این کار میزان قابل توجهی وقت صرفه‌جویی شده و موارد ناکارآمد حذف می‌گردند.

 9-تخصیص بهتر منابع: هوشمندی کسب و کار با ارائه گزارشات مصور و داشبوردهای مدیریتی عملکرد کلی یک سازمان و زیر مجموعه های ذیربط را نشان میدهد و به کمک ابزارهای تحلیل دادهای معنا دار مشخص میشود در چه بخش هایی از سازمان و یا شرکت نیاز به تخصیص منابع بیشتری برای بهبود عملکرد وجود دارد.  

10- بهره مندی بهتر از فعالیت های تیمی: در طراحی اغلب سیستم های هوش کسب و کار به پتانسیل بهره مندی از فعالیت های تیمی توجه شده به طوریکه پس از تحلیل اطلاعات، پیشنهادات به منظور بهبود عملکرد با افراد مرتبط به اشتراک گذاشته میشود تا بر مبنای خرد جمعی تغییرات لازم اعمال گردد. همچنین این امکان وحود دارد که یک تیم برای حل یک مشکل تشکیل و به صورت موردی فعالیت تیمی تا یافتن راه حل  و اعمال تغییرات و گرفتن بازخورد ادامه پیدا کند.      

در مطلب بعدی به برخی از کابردهای هوش کسب و کار(BI) با ذکر مثال در زمینه های مختلف پرداخته خواهد شد.

 

معماری سیستم های هوش کسب و کار

سیستم های هوش کسب و کار و تحلیل نظام مند داده ها دارای 4 جزء اصلی هستند:

1- انبار داده ها و منابع داده 

2- تحلیل نظام مند کاروکسب

3- مدیریت عملکرد کار وکسب

4- رابط کاربر برای ارائه اطلاعات

 

مفهوم و اهمیت هوش کسب و کار

"نفت دیگر ارزشمندترین منبع دنیا نیست،بلکه داده ها(data) مهمترین وارزشمندترین منابع محسوب می شود. (هفته نامه اقتصادی اکونومیست)

هوش کسب و کار (Business Intelligence) یا به اختصار BI برای اولین بار در دهه 90 میلادی توسط گروه گارتنر (Gartner)،شرکت پژوهشی و مشاوره در زمینه ارائه خدمات برون‌سپاری، تحقیق و پژوهش و مشاوره فناوری اطلاعات، رونمایی شد. اما ایده کلی آن به سال های دورتر و استفاده از گزارشات در سیستم های اطلاعات مدیریت(MIS) در دهه 70 میلادی و همچنین تغییرات تدریحی و توسعه سیستم های پشتیبان تصمیم گیری (DSS)  بر میگردد که در نهایت از سال 2006 محصولات و سرویس های تجاری از این نوع زیر عنوان هوش کسب و کار(BI) به بازار ارائه شدند.  

در یک تعریف، هوش کسب و کار فرآیند تبدیل داده های خام به  اطلاعات مفید و معناداردر یک سازمان  را در بر میگیرد. هوش کسب و کار (BI) میتواند در فرآیند تصمیم گیری به مدیران سازمان ها کمک کند تا تصمیمات آگاهانه و موثری را اتخاذ نمایند. برای انجام فرآیند تبدیل داده های خام به هوش کسب و کار سازمان ها باید فرآیند اجرای سیستم های هوش کسب و کار و تحلیل داده ها(Business Intelligence and Analytics Systems)  را متناسببا نیازهای خود آغاز نمایند. این سیستم ها مقادیر بزرگی از  داده های خام را برای شناسایی و توسعه فرصت‌های جدید بکار گرفته و فرآیند کاوش و تحلیل اطلاعات در یک سازمان را ساده تر مینماید. بکارگیری سیستم های هوش کسب و کار و تحلیل داده ها و بهرمندی از فرصت‌های جدید و اعمال یک استراتژی اثربخش می‌تواند مزیت بازار رقابتی و پایداری بلندمدت را برای سازمانها به ارمغان آورده و یک سازمان را از سازمان های دیگر متمایز کند.

 

در حال حاضر سازمان ها از سیستم های اطلاعاتی (نرم افزارهای کامپیوتری) مجزا برای انجام فرآیندهای کاری خود مانند سیستم منابع انسانی، سیستم تولید و ساخت، سیستم خدمات ارائه‌شده، سیستم فروش و …استفاده میکنند. معمولا این سیستم ها دارای بانک اطلاعاتی مستقل بوده و گزارش های مدیریتی به صورت مجزا از سیلوهای اطلاعاتی (Information Silos)  توسط زیر مجموعه های مرتبط  تهیه میگردد. سیستم های هوش کسب و کار و تحلیل داده ها این امکان را برای سازمان ها به وحود می آورند که داده های خام کلیدی را با لحاظ کردن ملاحظات سازمانی از سیستم های اطلاعاتی مجزا استخراج و  با یکپارچه سازی آنها امکان تحلیل داده‌ها، استخراج sKPI سازمان، یکپارچه‌سازی اطلاعات، گزارشات مصور و داشبوردهای مدیریتی از عملکرد کلی سازمان فراهم گردد تا مدیران تغییرات مثبت و منفی را به موقع ارزیابی و با تصمیمات بهنگام بر بهبود عملکرد خود و زیر مجموعه های وابسته بیافزایند.

فرانسیس بیکن فیلسوف، سیاستمدار، دانشمند، حقوقدان و نویسنده انگلیسی قرن شانزدهم میلادی که بسیاری وی را محور اصلی تحول فکری در قرون وسطی و از بانیان انقلاب علمی می‌شمارند می گوید "داشتن اطلاعات مهمترین لازمه انجام هر کاری است (knowledge itself is power)". هوش کسب و کار در عصر اطلاعات پنجره جدیدی در فرآیند تصمیم گیری مدیران گشوده در دهه های اخیر اهمیت ویژه ای پیدا کرده است و طراحی و پیاده سازی سیستم های هوش کسب و کار و تحلیل داده ها بهمراه داشبورد های مدیریتی در یک سازمان میتواند به مفهوم سازی آن کمک کند. از آنجاییکه  تصمیم گیری در سازمانی که درآن  فرآیند تصمیم گیری بر مبنای اطلاعات و درک صحیح از حقایق صورت میگیرد به مراتب آگاهانه تر و موثرتر از تصمیم گیری در سازمانی خواهد بود که بدون داشتن اطلاعات اقدام به تصمیم گیری میشود، لذا سیستم های هوش کسب و کار و تحلیل داده ها در یک سازمان همگام با بکارگیری تکنولوژی اطلاعات در سایر عرصه ها  میتواند نقشه های سنتی توسعه و تحول در یک سازمان را دگرگون نماید.

بدیهی است که کاربرد هوش کسب و کار(BI) تنها به سازمان ها و یا شرکت هایی که فروش کالایی را انجام میدهند محدود نمیشود بلکه برای هر سازمان و یا شرکت اعم از دولتی و یا خصوصی نیز که سرویس و یا خدمتی را نیز ارائه میدهند ( حتی به صورت رایگان)  کاربرد دارد. متاسفانه بار معنایی BI بعد از ترجمه به فارسی کاهش پیدا میکند که باید به این موضوع توجه گردد زیرا کاربرداین فرآیند فراتر از دنیای کار و کسب و یا تجارت میباشد. از طرفی به نظر میرسد محصولات تجاری که زیر عنوان Business Intelligence به بازار عرضه میشدند قرار است از این به بعد زیر عنوان Analytics به بازار عرضه شوند و به تدریج واژه Analytics که توسط  اصحاب علم و دانش در مراکز علمی استفاده میشود جایگزین Business Intelligence گردد. با این مقدمه کوتاه، این مطلب را به پایان برده و در ادامه به سایر موضوعات مرتبط با هوش کسب و کار(BI)  و تحلیل نظام مند داده ها (Analytics) پرداخته خواهد شد.